Vérification des pouvoirs délégués en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques

Rapport de vérification interne
Avril 2009

Table des matières

• Sommaire
• Introduction
  • Contexte
  • Évaluation des risques
  • Objectif et étendue de la vérification
  • Stratégie et méthodes
  • Critères de vérification
  • Énoncé d'assurance
• Opinion de la vérification
• Constatations, recommandations et plan d'action de la direction
  • Rôles et responsabilités
  • Délégation des pouvoirs financiers
  • Connaissances et formation
  • Processus de paiement en vertu de l'article 33
  • Surveillance
• Annexe A : Organigramme de la fonction du Centre national des transactions financières
• Annexe B : Critères de vérification
• Annexe C : Diagramme de processus
• Annexe D : Sommaire de l'exercice d'analyse comparative
• Annexe E : Examen de l'échantillon de vérification
• Annexe F : Sigles

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Sommaire

Contexte

Le Parlement et les Canadiens s'attendent à ce que le gouvernement du Canada fasse preuve de prudence dans la gestion des fonds publics. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 32 de la LGFP prévoit l'autorisation d'engager des fonds par rapport à un crédit avant que la dépense ne soit engagée. L'article 34 précise les pouvoirs afférents à l'attestation que les travaux ont été exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus conformément au marché conclu. L'article 33 prévoit l'autorisation d'effectuer un paiement pour des dépenses après avoir obtenu la certitude que le paiement est une imputation légitime sur un crédit et que les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement appliquées.

En 2005, l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a établi à Montréal le Centre national des transactions financières (CNTF) afin de centraliser la fonction d'autorisation des paiements pour tous les bureaux régionaux et toutes les directions générales de l'ASFC. Les transactions de toutes les régions et directions générales sont désormais traitées au CNTF; dans les régions du Pacifique, de Niagara–Fort Erie et du Nord de l'Ontario, cette fonction n'a toutefois été transférée qu'au cours de la dernière année.

Cette vérification a été effectuée de juillet à octobre 2008 et fait suite aux résultats de la vérification relative à l'article 34 de décembre 2008.

Objectif et étendue

Cette vérification avait pour objectif de donner l'assurance que les fonctions liées à l'article 33 au sein de l'Agence sont exécutées conformément à la LGFP et que le cadre de contrôle fonctionne efficacement.

La vérification a été menée à partir d'un échantillon aléatoire de 145 transactions qui ont eu lieu d'octobre 2007 à juillet 2008, et son étendue portait sur tous les aspects du processus afférent à l'article 33. Elle visait les régions pour lesquelles la fonction d'autorisation des paiements avait été transférée au CNTF et celles qui exerçaient encore les fonctions afférentes à l'article 33 indépendamment pendant la période visée.

Des visites sur place ont été menées au CNTF ainsi que dans les régions du Pacifique, de Niagara–Fort Erie et du Nord de l'Ontario. Cette vérification ne portait pas sur les transactions liées à la paie, qui doivent faire l'objet d'une vérification ultérieure, ni sur les immobilisations et dépenses de voyage, puisque celles‑ci avaient récemment fait l'objet de vérifications internes.

Énoncé d'assurance

Cette mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

Les fonctions afférentes à l'article 33 à l'ASFC sont exécutées conformément à la LGFP, à tous égards importants. Des améliorations dans le domaine du traitement et de la surveillance des paiements renforceraient l'efficacité du cadre de contrôle à l'ASFC.

Principales observations

Les politiques, directives et procédures de l'ASFC touchant l'administration de l'article 33 de la LGFP étaient conformes aux politiques et directives du Conseil du Trésor. Les gestionnaires à qui des pouvoirs ont été délégués relativement à l'article 33 de la LGFP connaissaient et comprenaient leur rôle, leurs responsabilités et leurs responsabilisations. Le rôle et le mandat du CNTF n'étaient toutefois pas bien compris par les gestionnaires de l'ASFC. Les transactions faisant partie de l'échantillon avaient généralement été effectuées conformément à la LGFP, mais les pièces justificatives ou les autres éléments probants afférents à l'examen de la vérification avant paiement n'étaient pas toujours présents dans le dossier. La surveillance des transactions bloquées et non bloquées a été exercée de façon continue par le CNTF. Cependant, il n'y a eu qu'une surveillance limitée de la part de l'Administration centrale de l'ASFC et il n'y a pas eu de rapport formel des résultats de surveillance assortis des mesures de suivi pertinentes.

Réponse de la direction

La Direction générale du contrôle est d'accord avec les recommandations de ce rapport.

Introduction

Contexte

Le Parlement et les Canadiens s'attendent à ce que le gouvernement du Canada fasse preuve de prudence dans la gestion des fonds publics. La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) prévoit des dispositions touchant l'administration financière du gouvernement du Canada. L'article 32 de la LGFP prévoit l'autorisation d'engager des fonds par rapport à un crédit avant que la dépense ne soit engagée. L'article 34 précise les pouvoirs afférents à l'attestation que les travaux ont été exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus conformément au marché conclu. L'article 33 prévoit l'autorisation d'effectuer un paiement pour des dépenses après avoir obtenu la certitude que le paiement est une imputation légitime sur un crédit et que les dispositions énoncées à l'article 34 ont été correctement appliquées.

La LGFP est complétée par le Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement du Conseil du Trésor, qui prescrit des mesures touchant le format, l'attestation et l'intégrité des demandes de paiement. Le Règlement sur le paiement électronique de 1998 donne des instructions relativement à chaque paiement électronique effectué à partir du Trésor. D'autres politiques et directives du Conseil du Trésor se rapportant au domaine de l'engagement des dépenses, de l'approbation et du traitement des paiements sont également prévues. Ces politiques et directives portent également sur des domaines tels que la gestion financière, le contrôle interne et la gouvernance. Le Cadre de contrôle de gestion et le Cadre de contrôle de l'administration financière de l'Agence des services frontaliers du Canada [ 1 ] (ASFC) définissent les orientations touchant les contrôles à mettre en place pour assurer une saine gestion et une utilisation prudente des fonds de l'Agence.

À l'ASFC, la Direction des finances de l'Agence de la Direction générale du contrôle est chargée des aspects suivants :

• l'élaboration et le maintien des pouvoirs de signer des documents financiers et des instruments de délégation de pouvoirs financiers connexes;
• l'élaboration et la mise en œuvre de politiques, de procédures, de contrôles et de pratiques touchant les dépenses et les recettes financières;
• la prestation de conseils sur les politiques en matière de recettes et de dépenses;
• la surveillance des processus financiers et des pratiques en vigueur pour assurer la conformité aux dispositions législatives;
• la prestation de services d'élaboration et de soutien pour les systèmes administratifs d'entreprise (SAE);
• l'élaboration de stratégies financières de l'ASFC et des fonctions de planification financière, de budgétisation, de préparation des rapports et d'analyses connexes.

L'Agence a conféré à ses agents financiers les pouvoirs requis pour autoriser des paiements au moyen du document de délégation des pouvoirs de signature en matière financière, lequel est autorisé par le président de l'ASFC. Les agents financiers qui assument les fonctions afférentes à l'article 33 sont chargés de confirmer les aspects suivants :

• que les dépenses constituent une imputation régulière par rapport au crédit;
• que les fonctions en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP ont été exécutées conformément aux dispositions législatives;
• que des contrôles financiers adéquats sont en place.

En 2005, l'ASFC a établi à Montréal le Centre national des transactions financières (CNTF) afin de centraliser la fonction d'autorisation des paiements pour les huit bureaux régionaux et les sept directions générales de l'ASFC.

Le CNTF rend compte sur le plan fonctionnel au directeur de la Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières, Direction générale du contrôle. Le CNTF est dirigé par le gestionnaire des finances, qui rend compte au directeur de la Division des services corporatifs, Région du Québec. Le gestionnaire est responsable de la gestion des ressources, des tâches de contrôle, des fonctions de coordination des SAE pour la région du Québec et du CNTF à l'échelle nationale. Le gestionnaire est secondé par un chef d'équipe et dix‑huit employés de soutien (pour plus de détails, voir l'annexe A).

De 2005 à ce jour, la fonction d'autorisation des paiements des bureaux régionaux et des directions générales a graduellement été transférée au CNTF. Dans les trois régions où les vérificateurs se sont rendus, cette fonction avait été transférée en décembre 2007 pour Niagara–Fort Erie, en avril 2008 pour le Nord de l'Ontario et Windsor–St. Clair et en novembre 2008 pour la région du Pacifique.

À l'heure actuelle, le CNTF assume tous les pouvoirs d'autorisation des paiements pour les directions générales de l'Administration centrale et pour toutes les régions de l'ASFC. Il est chargé des fonctions afférentes à l'article 33 et de la surveillance des transactions bloquées[ 2 ] et non bloquées.

Les vérifications antérieures comportaient la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers de 2006-2007 menée par le Bureau du contrôleur général du Canada. Cette vérification avait permis de constater que l'ASFC n'avait pas mis en œuvre toutes les politiques et procédures pertinentes se rapportant à la délégation des pouvoirs pour refléter la structure organisationnelle de l'ASFC. De plus, les délégations des pouvoirs n'avaient pas été communiquées à vaste échelle en temps opportun. La vérification sur la bonne conduite des affaires publiques, menée par la vérificatrice générale du Canada en novembre 2006, avait permis de constater qu'il y avait eu à tort passation de marchés auprès de fournisseurs uniques, usage abusif des cartes d'achat et hauts niveaux d'inobservation des règles.

En décembre 2008, la Direction de la vérification interne de l'ASFC a présenté un rapport de vérification sur les pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP, qui mettait en lumière la nécessité de resserrer les contrôles afin de veiller à ce que pour les transactions autorisées, la documentation pertinente et suffisante soit jointe au dossier.

La présente vérification des pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP a été approuvée en octobre 2007 par le Comité de vérification, dans le cadre du plan de vérification pluriannuel 2007‑2010 de l'ASFC.

Évaluation des risques

Afin de faciliter la planification de la vérification et de déterminer les priorités et les secteurs de vérification potentiels, une évaluation préliminaire du risque avait mis au jour les risques clés suivants :

Rôles et responsabilités – Il y a risque que les rôles et responsabilités ne soient pas cernés et communiqués ou qu'ils ne soient pas bien compris, étant donné la centralisation récente des fonctions afférentes à l'article 33 au CNTF de Montréal.

Politiques et procédures – Il y a risque que les politiques et procédures afférentes aux attestations demandées conformément à l'article 33 ne soient pas complètes, communiquées correctement ni bien comprises par les personnes à qui ces pouvoirs sont délégués et au personnel de soutien, ce qui peut donner lieu à l'inobservation ou à des contrôles insuffisants relativement à des paiements.

Connaissance et formation – Il y a risque que les agents financiers à qui les pouvoirs ont été délégués relativement à l'article 33 de la LGFP et leur personnel de soutien ne possèdent pas les connaissances nécessaires ni n'aient reçu une formation suffisante pour s'acquitter correctement de leurs responsabilités.

Surveillance et contrôle – Il y a risque que le cadre de surveillance et de préparation des rapports soit inadéquat pour l'ASFC et ne suffise pas à assurer l'observation et la détermination des problèmes et à faire en sorte que des mesures correctives soient prises promptement.

Objectif et étendue de la vérification

Cette vérification avait pour objectif de donner l'assurance que les fonctions afférentes à l'article 33 au sein de l'Agence sont exécutées conformément à la LGFP et que le cadre de contrôle fonctionne efficacement.

L'étendue de la vérification portait sur tous les aspects du processus afférent à l'article 33 pour un échantillon aléatoire de 145 transactions échelonnées sur une période de 10 mois allant d'octobre 2007 à juillet 2008. La vérification visait les régions pour lesquelles la fonction d'autorisation des paiements avait été transférée au CNTF et celles qui exerçaient encore les fonctions afférentes à l'article 33 indépendamment. Les documents à l'appui liés à tous les échantillons sélectionnés pour examen ont été demandés directement aux régions et au CNTF.

Des visites sur place ont été effectuées au CNTF et dans les régions du Pacifique, de Niagara–Fort Erie et du Nord de l'Ontario. Ces régions ont été choisies parce qu'elles exerçaient toujours les fonctions de traitement de paiement afférentes à l'article 33 pendant la période visée par la vérification.

L'échantillon ne comportait pas les transactions liées à la paie, lesquelles doivent faire l'objet d'une vérification ultérieure, ni les immobilisations et dépenses de voyage, puisque celles‑ci avaient récemment fait l'objet de vérifications internes[ 3 ].

Stratégie et méthodes

Cette vérification a été menée selon la stratégie suivante :

• Examen des politiques et procédures de l'ASFC et d'autres documents pertinents touchant la délégation des pouvoirs.
• Suivi des plans d'action de la direction pour la phase I de la vérification de la délégation des pouvoirs financiers menée par le Bureau du contrôleur général du Canada en 2006‑2007.
• Consultation des régions et du personnel clé du CNTF afin de comprendre le secteur de vérification et de relever toute lacune du cadre de contrôle.
• Visite au CNTF afin d'observer, d'examiner et de revoir l'administration des pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP.
• Entrevues auprès des personnes à qui des pouvoirs ont été délégués touchant le rendement pour ce qui est des fonctions afférentes à l'article 33 de la LGFP.
• Évaluation des contrôles liés à l'administration des pouvoirs qui ont été délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP et du rendement afférent à l'exercice de ces pouvoirs.
• Examen d'un échantillon représentatif de transactions ayant eu lieu entre octobre 2007 et juillet 2008 afin d'évaluer l'exactitude et l'exhaustivité des transactions de paiement et d'assurer l'observation de l'article 33 de la LGFP.
• Examen de la surveillance et de la vérification exercées par le CNTF et la Direction des finances de l'Agence touchant les transactions bloquées et non bloquées, y compris le processus d'évaluation des risques utilisé pour déterminer quelles transactions feront l'objet d'un examen aux termes de l'article 33.
• Analyse comparative avec d'autres ministères ainsi qu'avec le Bureau du contrôleur général du Canada afin de déterminer le niveau et les responsabilités afférentes aux fonctions liées à l'article 33 et le nombre de personnes assumant ce rôle.

Critères de vérification

Les critères de vérification utilisés dans le cadre de cette vérification sont décrits à l'annexe B.

Énoncé d'assurance

Cette mission de vérification a été planifiée et menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.

Opinion de la vérification

Les fonctions afférentes à l'article 33 à l'ASFC sont exécutées conformément à la LGFP, à tous égards importants. Des améliorations au traitement et à la surveillance des paiements renforceraient l'efficacité du cadre de contrôle à l'ASFC.

Constatations, recommandations et plan d'action de la direction

Rôles et responsabilités

Il incombe à la Direction générale du contrôle d'établir et d'officialiser les rôles, les responsabilités et les responsabilisations touchant les pouvoirs de signer des documents financiers qui sont délégués aux termes des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

En 2005, la Direction générale de contrôle a décidé de centraliser les fonctions afférentes à l'article 33 au CNTF situé à Montréal, au Québec. Cette centralisation a été menée graduellement sur une période de trois ans, la région du Pacifique étant la dernière région à avoir fait l'objet de cette migration de la fonction d'autorisation des paiements en novembre 2008.

Les politiques et procédures liées à l'exercice des fonctions afférentes à l'article 33 de la LGFP ont été communiquées dans le Manuel de Contrôle et elles peuvent également être consultées sur le site intranet.

Le mandat du CNTF a été défini, puis communiqué à toutes les directions générales et aux bureaux régionaux. Bien qu'un document décrivant ce mandat existe, quelques gestionnaires à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 34 n'avaient pas une compréhension suffisante des rôles et responsabilités des personnes exerçant des fonctions liées à l'article 33 et du personnel subalterne au CNTF. Il en a résulté certaines difficultés pour ces gestionnaires opérationnels, lorsque le personnel du CNTF a demandé des pièces justificatives ou des éclaircissements concernant des demandes de paiement faites par ceux-ci. Il y avait des cas, par exemple, de transactions dépassant 10 000 $ effectuées sans bon d'achat qui avaient été acheminés au CNTF pour paiement sans qu'une copie de l'entente à l'appui n'y ait été jointe. La copie de cette entente n'avait pas été acheminée lorsqu'elle avait été demandée, et le CNTF avait recommandé d'effectuer le paiement afin d'éviter qu'il devienne en souffrance. Le personnel du CNTF avait donc été contraint de traiter les paiements sans avoir en mains tous les documents nécessaires ni posséder l'information connexe pour prendre des décisions éclairées.

Dans le cadre de cette vérification, on a également procédé à un exercice d'analyse comparative des unités centralisées pour ce qui est de la fonction liée à l'article 33, à trois autres ministères ou organismes et à l'ASFC, afin de parvenir à une compréhension de la charge de travail totale, des ressources et des méthodes utilisées pour la surveillance. Cette analyse a permis de constater qu'à des fins de contrôle, les pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 l'ont été de façon prédominante à un nombre limité d'agents financiers de ces entités, comme ce fut le cas à l'ASFC. À l'ASFC, quelque 200 000 transactions de vérification de paiements ont été traitées chaque année, les 18 employés subalternes étant dirigés par un chef d'équipe et un gestionnaire des finances. Cette pratique était conforme à celle d'autres entités visées par le même exercice d'analyse comparative (voir l'annexe D pour plus de détails).

Recommandation

1. Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait veiller à ce que les gestionnaires de l'ASFC comprennent bien le rôle et le mandat du CNTF et que la personne à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 33 se voie conférer le pouvoir ultime de recommander et d'autoriser les paiements de fonds au nom de l'Agence.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
La Division établira un protocole, qui sera approuvé par l'agent financier principal, afin de résoudre les situations où la personne qui exerce les fonctions liées à l'article 33 arrête une transaction parce qu'elle met en doute la justesse de la vérification des comptes selon l'article 34 ou parce que les fonds sont insuffisants.	31 mai 2009
Le protocole fera partie de la formation sur l'article 34 offerte aux gestionnaires.	Automne 2009

Délégation des pouvoirs financiers

La délégation des pouvoirs financiers est nécessaire pour attribuer aux personnes des rôles et des responsabilités précis liés à la fonction de leur poste. Cette délégation fait également en sorte que les personnes à qui des pouvoirs ont été délégués doivent assumer le fardeau de la gestion et de la responsabilisation touchant l'utilisation des fonds publics. Les délégations des pouvoirs relativement aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP permettent également d'introduire la notion de séparation des tâches, un contrôle clé dans l'exercice des fonctions financières et de dépense.

À l'ASFC, quatre personnes sont autorisées à traiter des transactions de dépense par voie électronique en vertu de l'article 33 de la LGFP. Deux d'entre elles sont affectées à l'Administration centrale et les deux autres, au CNTF. Lors de cette vérification, on a remarqué que les personnes au CNTF, à qui des pouvoirs avaient été délégués relativement à l'article 33, possédaient des disquettes en vue de l'autorisation de paiement par voie électronique et avaient placé en toute sécurité les disquettes qui leur avaient été attribuées individuellement dans un classeur verrouillé lorsqu'elles n'étaient pas utilisées. Le bureau était, en outre, verrouillé après les heures de travail.

Au CNTF, la signature de vérification des paiements à apposer aux termes de l'article 33 est celle du chef d'équipe, celle du gestionnaire des finances devant la remplacer au besoin. Lors de la vérification, on a observé que les transactions liées à l'article 33 se rapportant au CNTF ou au gestionnaire des finances, région du Québec (agissant également aussi comme gestionnaire du CNTF), étaient traitées soit par le chef d'équipe, soit par le gestionnaire, tout en ayant à l'esprit une séparation appropriée des tâches.

Les bureaux régionaux des finances des régions et les unités des services de gestion des directions générales (USGDG) à l'Administration centrale étaient chargés de veiller à ce que le DSS des titulaires délégataires de pouvoirs de signature des documents financiers en vertu de l'article 34 soit à jour et que les personnes exerçant les fonctions afférentes à l'article 33 de la LGFP puissent s'y référer au besoin. Pour ce qui est des transactions échantillonnées soumises à l'examen, la vérification a permis de constater que les DSS pertinents et valides étaient en place, tant pour les titulaires que pour les personnes qui occupaient le poste de façon intérimaire.

La vérification a permis d'observer que bien qu'un examen de tous les DSS était mené chaque année, l'examen n'a pas permis de confirmer l'harmonisation de la continuation des pouvoirs individuels avec les résultats de surveillance de la CNTF, en particulier pour toute péremption des autorisations périodique liée à l'article 34. Le Bureau du contrôleur général du Canada préconise, dans son rapport récent d'avril 2008 sur la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers, de tenir compte des résultats des activités de surveillance pour recommander des modifications aux pouvoirs délégués.

Recommandation

2.  Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait mettre en œuvre un examen annuel axé sur les risques de tous les pouvoirs délégués à la lumière duquel des mesures correctives fondées sur les résultats de surveillance pourraient être recommandées.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
Dans le cadre de son examen annuel axé sur les risques des pouvoirs délégués, la Division pourrait supprimer ou réduire les pouvoirs délégués en fonction des cas d'inobservation constatés grâce à la surveillance des pouvoirs de dépenser.	Automne 2009

Connaissances et formation

Posséder des connaissances pertinentes et suffisantes permet aux employés de veiller constamment à ce que toutes les dispositions énoncées à l'article 33 de la LGFP soient observées, suivant les besoins.

Selon les exigences actuelles du Conseil du Trésor, avant qu'un employé ne soit autorisé à exercer les fonctions liées à l'article 34 de la LGFP, il doit obligatoirement avoir suivi la formation sur la délégation des pouvoirs donnée à l'École de la fonction publique du Canada, formation qui est suivie d'une évaluation des connaissances en ligne. À l'heure actuelle, aucune formation officielle n'est toutefois prévue à l'intention des agents financiers qui exercent les fonctions liées à l'article 33 de la LGFP ni pour le personnel subalterne qui fait la plus grande partie du travail d'examen préalable au paiement des transactions en leur nom.

Au CNTF, le gestionnaire des finances et le chef d'équipe se sont vu déléguer les pouvoirs afférents aux fonctions liées à l'article 33 de la LGFP. Ils possèdent également une vaste expérience et plusieurs années de service dans le domaine des finances publiques.

Les agents financiers, ainsi que les agents techniques financiers et d'autres employés de soutien qui procèdent à la vérification nécessaire des comptes avant que les pouvoirs afférents à l'article 33 soient exercés, rendent compte au chef d'équipe du CNTF. Comme aucun cours officiel n'est donné par l'École de la fonction publique du Canada, la formation du personnel portant sur l'article 33 a en grande partie pris la forme d'encadrement et d'apprentissage sur le tas au CNTF. Les nouveaux employés (personnel de soutien) se sont vu offrir six mois d'encadrement et ils pouvaient consulter les politiques et procédures de l'ASFC sur intranet.

La vérification a permis de conclure que cette combinaison d'expérience et d'encadrement a permis au personnel d'acquérir les connaissances nécessaires.  

Processus de paiement en vertu de l'article 33

Dès qu'ils reçoivent les marchandises ou services et les factures à l'appui, les gestionnaires opérationnels sont tenus d'attester les dépenses pour lesquelles des paiements sont demandés en signant la copie papier du rapport sur l'article 34 produit dans les SAE. La copie papier et les documents à l'appui sont ensuite acheminés au CNTF pour vérification et traitement des paiements (voir l'annexe C).

Les SAE produisent automatiquement un rapport sur l'article 34; dans ce rapport toutes les transactions qui sont bloquées ou considérées à risque élevé et doivent être vérifiées avant que le paiement ne soit autorisé sont assorties d'un astérisque. Les autres transactions sont considérées comme étant non bloquées ou comportant un risque moyen à faible et elles sont examinées après paiement, dans le cadre d'un échantillonnage statistique.

Une révision structurée du processus prévu pour les transactions bloquées a confirmé que le personnel du CNTF veille à ce qu'une facture originale étaye l'information que l'on trouve sur le rapport sur l'article 34 signé; que les quantités correspondaient à celles indiquées sur le rapport sur les marchandises reçues; que les inscriptions au compte du grand livre général correspondaient à la description donnée sur la facture et que la signature que l'on trouve sur le rapport sur l'article 34 correspondait à celle sur le DSS ou était conforme aux limites stipulées sur ce document.

Les demandes d'achat, les bons de commande et les accusés de réception des marchandises et des factures étaient vérifiés en ligne au moyen des SAE. Les paiements liés aux contrats ou aux ententes n'étaient toutefois pas toujours justifiés, car la personne exerçant les fonctions afférentes à l'article 33 n'avait pas toujours accès aux contrats ou aux ententes, puisque ces documents n'étaient pas stockés et disponibles dans les SAE et se trouvaient à divers endroits auprès des gestionnaires opérationnels ayant exercé les fonctions liées à l'article 34. Les transactions faisant partie de l'échantillon indiquaient que 14 % des paiements effectués n'étaient pas appuyés par des bons d'achat ou des contrats (pour de plus amples détails, voir l'annexe E). Par conséquent, on devait s'en remettre considérablement à la vérification exercée par les personnes à qui les pouvoirs relatifs à l'article 34 avaient été délégués pour justifier les paiements ou communiquer avec la région ou la direction générale responsable afin d'obtenir des éclaircissements et de vérifier les prix ou autres modalités pertinentes.

Le protocole général suivi par le CNTF voulait que tous les paiements effectués conformément à l'article 33 soient déterminés légaux lorsque les transactions étaient assorties d'une demande d'achat ou d'un bon de commande, puisque les fonds avaient ainsi été engagés avant que les dépenses ne soient faites. La vérification a révélé que des réserves de fonds n'avaient pas toujours été faites pour engager des fonds relativement aux dépenses engagées sans bon de commande, notamment pour des factures de services publics ou pour des paiements réglés avec des cartes d'achat.

Bien que le personnel du CNTF ait paraphé les rapports sur l'article 34 au moment de la vérification, il n'existait aucun élément de preuve vérifiable quant à l'étendue de l'examen effectué par le personnel de soutien, puisque aucune formalité administrative précise ni liste de contrôle n'avait été prévue pour confirmer l'étendue de l'examen. Il n'était donc pas facile de savoir quelles étapes de la vérification des comptes avaient été exécutées par le personnel de soutien. En l'absence d'un examen formalisé – liste de contrôle à l'usage du personnel subalterne – le personnel ne pouvait procéder de manière uniforme à la vérification des paiements aux fins du traitement lié à l'article 33, comme il est prescrit dans le Manuel des finances et de l'administration de l'ASFC.

Les entrevues menées auprès des employés ont indiqué que des listes de contrôle leur seraient fort utiles dans le cadre de l'examen préalable à la vérification. Les employés ont également indiqué qu'une liste de contrôle constituerait un outil précieux favorisant l'apprentissage et facilitant l'exercice de leurs fonctions quotidiennes. La récente vérification interne menée relativement aux pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP[ 4 ] a également permis de montrer que des outils de travail électroniques de bureau, tels que des listes de contrôle, permettraient de communiquer clairement les responsabilités déléguées. Une liste de contrôle faciliterait l'observation uniforme de toutes les dispositions énoncées à l'article 33 de la LGFP, telles que la nécessité de fournir des éléments probants adéquats, etc.

L'échantillon de vérification des transactions sélectionnées pour examen a révélé que les paiements effectués en vertu de l'article 33 de la LGFP étaient généralement traités à temps au CNTF. Le délai de traitement était de cinq jours pour les transactions bloquées et de trois jours pour les transactions non bloquées, ce qui est conforme à la norme du CNTF. Le délai d'exécution était fondé sur la date de la demande de paiement et sur la date à laquelle les documents à l'appui étaient reçus au CNTF. Aucune des transactions échantillonnées ne s'était vu imputer des intérêts pour paiement en retard. Parmi l'échantillon de 65 transactions de l'Administration centrale, 3 d'entre elles (5 %) avaient été réglées au delà de la norme de service de 30 jours et auraient dû donner suite à des engagements de frais d'intérêts.

À l'heure actuelle, les SAE ne possèdent pas de fonction automatisée de paiement à la date d'échéance pour calculer les intérêts sur toute facture réglée en retard, ce qui était l'une des raisons pour lesquelles des intérêts n'ont pas été calculés ni payés. Par conséquent, le cas échéant, les intérêts pour le paiement en retard ont été calculés manuellement, ce qui a occasionné des retards dans les paiements d'intérêts aux fournisseurs et a représenté des coûts supplémentaires pour l'Agence.

La vérification a aussi permis de constater que 4 des 65 transactions (6 %) indiquaient des dates de réception de facture qui étaient les mêmes que celles affichées dans les SAE (c.-à-d. que les dates correspondaient à des dates ultérieures à celles de la réception actuelle des factures à l'Agence). Les entrevues ont permis de confirmer que la date réelle de réception de la facture dans les SAE n'était pas celle de la réception à l'Agence, mais plutôt celle de la réception aux unités des services de gestion des directions générales (USGDG) ou alors celle de l'affichage. En raison de cette pratique, il est difficile de faire le suivi des factures, à savoir si ces dernières ont été payées dans le délai prévu de 30 jours pour la norme de service. Il y a donc risque que les factures des fournisseurs ne soient pas acheminées pour paiement dans le délai prescrit par la norme de service.

L'échantillon de transactions visées par la vérification ne comportait pas les escomptes offerts pour paiement anticipé. La vérification a révélé que les comptes interministériels étaient réglés promptement.

Pour ce qui est des échantillons choisis pour la période allant d'octobre 2007 à juillet 2008, aucun paiement en double n'a été relevé pour le même fournisseur pour une demande de paiement identique. D'autres tests de possibilité de paiements en double ont été effectués afin d'examiner les montants identiques pour le même fournisseur à partir de la base de données d'échantillons de vérification. D'après les résultats examinés lors de la vérification, aucun élément probant n'a été relevé indiquant qu'il y aurait eu paiement en double.

Recommandations

3. Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait veiller à ce qu'une liste de contrôle soit élaborée et utilisée pour assurer un exercice plus rigoureux des fonctions liées à l'article 33 et permettre une vérification uniforme des paiements.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières en collaboration avec le Centre national des transactions financières
La Division, en collaboration avec le CNTF, élaborera et utilisera une liste de contrôle à l'appui des fonctions liées à l'article 33.	Complété

4.  Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait veiller à ce qu'un processus efficient et efficace de vérification des paiements effectués aux termes de l'article 33 soit en place afin que toutes les demandes de paiement soient bien assorties de documents à l'appui.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
Un examen indépendant de l'efficience et de l'efficacité du processus de vérification des paiements effectués aux termes de l'article 33 sera effectué pour s'assurer que les demandes de paiement sont bien assorties de documents à l'appui.	Automne 2009

5. Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait exercer une surveillance des dates de traitement entrées dans les SAE pour la date de réception des produits ou des services et la date de réception de la facture. Cette procédure permettrait de s'assurer que les dates correspondent à juste titre aux dates réelles de la réception des produits ou services et des factures à l'Agence et de veiller à ce que les paiements soient réglés à la date d'échéance.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
Le CNTF ajoutera l'élément suivant à la liste des contrôles auxquels l'échantillonnage statistique mensuel est soumis : un contrôle pour s'assurer que la date de réception de la facture entrée dans les SAE pour le produit ou service est la date à laquelle le timbre dateur a été apposé sur la facture par l'Agence au moment de la réception. Pour les factures qui ne sont pas estampillées au moment de la réception, l'Agence supposera qu'elles ont été reçues cinq jours ouvrables suivant la date indiquée sur la facture. Ce contrôle sera exécuté sur les factures externes dans le cas où les modalités de paiement normalisées de 30 jours s'appliquent. Les résultats de l'échantillonnage statistique seront communiqués aux directions générales et aux régions pour qu'elles prennent des mesures correctives et le processus sera surveillé afin de s'assurer que la Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières le respecte.	Complété

Surveillance

La surveillance est un contrôle de base et les résultats des activités de surveillance devraient faire l'objet d'un examen périodique dont il devrait être rendu compte au niveau de direction compétente afin de remédier à toute lacune.

Le CNTF surveille les transactions non bloquées (transactions inférieures à 5 000 $) chaque mois. On a utilisé les SAE pour produire un échantillon statistique aléatoire conformément à la section du Manuel de Contrôle de l'ASFC touchant l'échantillonnage statistique. Les SAE fournissent un échantillon aléatoire reposant sur des critères déterminés à partir d'une population de transactions non bloquées traitées pendant une durée donnée. Une révision structurée du processus a permis de constater que les éléments échantillonnés avaient été vérifiés conformément aux politiques de l'ASFC sur la vérification des comptes et les demandes de paiement. Toutes les erreurs critiques relevées dans les échantillons ont été saisies dans les SAE. Un rapport mensuel d'échantillonnage statistique a ensuite été produit pour la période à l'examen.

Ce rapport indiquait le bureau ministériel du client (Administration centrale ou région), le nombre de documents vérifiés et le nombre et le pourcentage d'erreurs critiques (p. ex. problèmes d'identification du bénéficiaire, légalité, montants incorrects ou erreurs de codage). Une copie du rapport a été acheminée au bureau ministériel du client afin qu'une mesure corrective soit prise et qu'une formation plus poussée soit, au besoin, dispensée au personnel. Une copie du rapport a également été transmise à l'Administration centrale, qui est chargée de surveiller la fonction globale de paiement liée à l'article 33, d'élaborer et de mettre à jour la politique et le procédé de l'ASFC touchant l'échantillonnage statistique et de prendre d'autres mesures correctives au besoin.

Les rapports d'échantillonnage statistique préparés par le CNTF pour la période allant de janvier à juillet 2008 ont été examinés pour tous les bureaux ministériels des clients, sauf la région du Pacifique où les fonctions afférentes à l'article 33 n'avaient pas encore été transférées au CNTF. La vérification a révélé que la tendance quant aux erreurs commises demeurait presque la même, aucune modification importante n'ayant été observée par suite de la surveillance. À titre d'exemple, on a pu déterminer en exerçant une surveillance que le nombre total de documents comportait 121 et 129 « erreurs critiques »[ 5 ] pour janvier et juillet 2008 respectivement (soit 19 % et 16 % des transactions examinées par le CNTF pour le mois respectif). Les erreurs récurrentes typiques comportent des demandes de paiement non accompagnées de bons de commande, l'absence de rapports sur l'article 34 ou des achats non autorisés effectués avec une carte d'achat (achats d'ordinateurs et d'autre matériel informatique). La vérification a permis de constater qu'il n'y avait aucune amélioration notable quant aux types d'erreurs critiques pendant cette période de six mois et que des types semblables d'erreurs se répétaient mois après mois.

Le CNTF n'a reçu aucune information ni commentaire touchant les mesures correctives qui auraient pu être prises par les directions générales ou les régions. Il n'était en outre pas évident que les tendances relatives aux erreurs relevées par le CNTF avaient donné lieu à des changements aux plans d'échantillonnage ou aux dispositions prévues dans les lignes directrices spécifiques communiquées aux directions générales (USGDG) ou aux régions afin qu'elles fassent preuve de prévoyance et assurent une plus grande observation à l'avenir.

En plus de la surveillance des transactions non bloquées par le CNTF, la Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières est tenue d'exercer, au moins chaque année, une surveillance au CNTF. Les dernières activités de surveillance ont été menées en juin 2007, et elles étaient semblables à celles exercées par le CNTF et n'ont pas été présentées à la haute direction pour examen. Les méthodes de surveillance spécifiquement utilisées par la Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières n'ont pas été communiquées pendant la vérification. L'absence de méthodes formelles pourrait donner lieu à un dédoublement des activités de surveillance actuellement menées par le CNTF et réduire l'efficacité ou avoir des incidences sur la surveillance de l'Administration centrale. Il n'existait en outre pas de preuve précise indiquant que l'Administration centrale avait procédé à l'analyse des risques ou à l'évaluation des tendances quant aux erreurs en vue de dresser un plan d'action. Par conséquent, les mêmes erreurs semblent se répéter mois après mois.

Quant à l'exercice d'analyse comparative effectué avec les trois autres ministères ou organismes (voir l'annexe E), la vérification a permis de constater que les trois ministères ou organismes avaient vérifié au préalable la totalité des transactions de nature délicate et à risque élevé (y compris les demandes de paiement prioritaires), mais avaient exercé une surveillance après paiement pour les autres transactions dans le cadre de l'échantillonnage statistique. Un ministère avait même envisagé d'utiliser l'échantillonnage statistique pour revalider la vérification relative à l'article 34, avant d'exercer des pouvoirs en vertu de l'article 33, afin d'assurer une observation plus rigoureuse. De plus, les résultats de la surveillance sont présentés à la haute direction au sein de ces trois entités.

Recommandations

6.  Le vice‑président de la Direction générale du contrôle devrait élaborer un processus de suivi intégré, fondé sur les résultats de la surveillance obtenus par suite de l'exercice mensuel mené par le CNTF, afin de veiller à ce que les régions et les directions générales prennent les mesures correctives qui s'imposent.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
La Division établira un processus mensuel de suivi et de production de rapports pour les mesures prises par les directions générales ou les régions en réponse aux erreurs d'échantillonnage statistique relevées dans l'échantillonnage statistique du CNTF.	30 juin 2009

7. Le vice‑président de la Direction générale de contrôle devrait examiner les méthodes de surveillance actuellement utilisées par l'Administration centrale et prévoir un examen ciblé axé sur les risques des domaines de préoccupation, selon les types de transactions, les bureaux précis ou les pouvoirs particuliers délégués en vertu de l'article 34, et présenter les résultats à la haute direction.

Plan d'action de la direction	Date d'achèvement
Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
La Division améliorera les méthodes de surveillance actuelle à l'Administration centrale pour inclure un examen ciblé en fonction des tendances constatées en matière d'inobservation.	Automne 2009
Les résultats de la surveillance seront communiqués au Comité d'examen du budget et des ressources au même titre que les recommandations de mesures correctives.	Hiver 2009

Annexe A : Organigramme de la fonction du Centre national des transactions financières

Annexe A aussi disponible en format PDF (21 Ko)

• Direction des finances de l'Agence
  (Direction générale du contrôle)
  (2 délégataires en vertude l'article 33)
• Directeur, Division de la comptabilité intégrée et des politiques financières
  (Direction générale du contrôle)
  • Gestionnaire des finances
    (délégataire en vertu de l'article 33)
    • Centre national des transactions financières à Montréal (19 employés) :
      • chef d'équipe (délégataire en vertu de l'article 33)
      • agents financiers
      • personnel de soutien
• Directeur régional
  Division des services corporatifs
  (Région du Québec)
  • Gestionnaire des finances
    (délégataire en vertu de l'article 33)
    • Région du Québec :
      • gestion des ressources
      • contrôle
      • coordination des Systèmes administratifs d'entreprise
      • autres fonctions

Annexe B : Critères de vérification

Secteurs d'intérêt	Critères de vérification
Rôles et responsabilités	Les rôles, responsabilités et responsabilisations sont clairement compris par les gestionnaires financiers à qui des pouvoirs afférents à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont été délégués. Les politiques et procédures d'exécution des fonctionsliées à l'article 33 sont clairement définies et communiquées. Les responsabilités et la responsabilisation touchant l'article 33 incombent au directeur général, Finances de l'Agence. Le mandat du Centre national des transactions financières est bien compris par l'ensemble des directions générales et des bureaux régionaux.
Délégation des pouvoirs financiers	L'instrument de délégation des pouvoirs financiers est examiné et à jour. Les documents de spécimen de signature sont accessibles aux gestionnaires financiers à qui des pouvoirs ont été délégués et ils sont à jour et examinés annuellement.
Connaissances et formation	Les personnes à qui des pouvoirs ont été délégués et le personnel de soutien ont suivi la formation requise.
Processus de paiement	L'autorisation de paiement est accordée seulement lorsque toutes les exigences afférentes aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont été satisfaites et étayées par des éléments probants vérifiables. Les transactions bloquées et les éléments présentant un caractère délicat, de valeur importante et à risque élevé font tous l'objet d'une vérification avant paiement ou sont examinés afin qu'il soit confirmé qu'ils sont traités conformément à l'article 33. Les paiements sont effectués à temps et sont traités correctement.
Surveillance	Une surveillance des transactions non bloquées est exercée de façon continue (vérification après paiement). Une surveillance est exercée et des rapports sont présentés à la haute direction en ce qui concerne les activités afférentes à l'article 33.

Annexe C : Diagramme de processus

Annexe C aussi disponible en format PDF (53 Ko)

• Unités des services de gestion des directions générales ou bureaux des finances régionaux* 
  • Préparer les demandes de produits ou de services dans les Systèmes administratifs d’entreprise (SAE) et les envoyer au gestionnaire du centre de coûts pour approbation
  • Consigner la réception des produits dans les SAE à la lumière de l’information reçue du gestionnaire du centre de coûts
  • Saisir les données que l’on trouve sur la facture du fournisseur dans les SAE
  • Après appariement des documents, les préparer et envoyer le rapport sur l’article 34 des SAE au gestionnaire du centre de coûts pour approbation
  • Acheminer la trousse avec les documents à l’appui originaux au CNTF pour traitement des paiements
    • Gestionnaires (région ou direction générale à l'Administration centrale)
      • Amorcer les demandes de produits ou de services
      • Vérifier la réception des produits ou des services et les factures
      • Signer les rapports sur l'article 34
• Centre national des transactions financières (CNTF) à Montréal
  • Apposer le timbre dateur sur le rapport sur l’article 34
  • Classer dans la filière selon la date et le numéro ministériel du client pour examen préalable au paiement ultérieur
    • Personnel de soutien
      • Extraire les trousses afférentes à l'article 34
      • Examiner la totalité des transactions bloquées avant paiement
      • Examiner l'échantillonnage statistique des transactions non bloquées
      • Procéder à la vérification des comptes
      • Parapher les trousses afin d'indiquer qu'elles ont été vérifiées
        • Chef d'équipe du CNTF ou gestionnaire des finances
          • Recevoir le lot vérifié de rapports sur l'article 34
          • Examiner et vérifier les rapports sur l'article 34
          • Autoriser le lot pour paiement

* Les unités des services de gestion des directions générales (établies en 2005 pour chaque direction générale de l'Administration centrale de l'ASFC) ou les bureaux des finances régionaux équivalents sont chargés de préparer les documents de spécimen de signature des personnes à qui des pouvoirs de signature de documents financiers ont été conférés et de prêter le soutien nécessaire à l'administration et à la gestion de ces fonctions liées à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Annexe D : Sommaire de l'exercice d'analyse comparative

Entité	Montant de transactions par année	Date de centralisation	Nombre de personnes à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu de l'article 33 Nombre de personnes exerçant régulièrement les fonctions liées à l'article 33	Nombre d'autres employés subalternes qui assument une fonction de vérification avant paiement	Méthodes de surveillance
ASFC	Environ 200 000 $	Entre 2005 et 2008	4/2	18	Méthodes axées sur les risques : Échantillonnage statistique pour les transactions bloquées et non bloquées.
Entité 1	Environ 26 400 $	Depuis 2006	7/6	22	Méthodes axées sur les risques : Échantillonnage statistique pour les transactions bloquées et non bloquées.
Entité 2	Environ 970 000 $	Fonction d'autorisation des paiements dans les régions centralisée depuis 2006	105/7	Les personnes à qui des pouvoirs ont été délégués relativement à l'article 33 effectuent également la vérification avant paiement.	Méthodes axées sur les risques : Risque élevé dans deux volets– dépassant 500 000 $ et 250 000 $. Les transactions sont assujetties à une seconde validation aux termes de l'article 34, avant approbation aux termes de l'article 33. Tous les fournisseurs à risque élevé ou fournisseurs ponctuels. Vérifications après paiement pour toutes les autres transactions dans le cadre d'un échantillonnage statistique.
Entité 3	Non précisé	Depuis 2008	18/2	14	Méthodes axées sur les risques : Utilisation du cadre de vérification des comptes nationaux comportant quatre niveaux : délicat (prévérification), risque élevé (100 % postvérification), risque moyen (postvérification échantillonnage statistique) et faible risque (postvérification échantillonnage statistique)

Annexe E : Examen de l'échantillon de vérification

Le tableau suivant montre les résultats de l'analyse menée à partir des éléments d'un échantillon aléatoire de 145 transactions bloquées et non bloquées pour la période d'octobre 2007 à juillet 2008.

Critères d'analyse des transactions	Nombre de cas d'observation *	Pourcentage des transactions totales
Documents au dossier
Rapport sur l'article 34	145/145	100 %
Facture justificative	144/145	99,3 %
Éléments de preuve que les produits ou services ont été reçus	142/142	100 %
Bon de commande, contrat ou document d'inscription au cours	86/100	86 %
Demande d'achat ou demande de formation et autorisation d'engager des dépenses	86/100	86 %
La facture correspondait aux documents d'approbation comme suit
Les coordonnées du fournisseur sur la facture sont les mêmes que les coordonnées sur le bon de commande ou la demande d'achat.	86/100	86 %
Quantité facturée identique à la quantité commandée	91/105	86,7 %
Paiement non anticipé à moins qu'un escompte ne soit offert	145/145	100 %
La description des produits ou services sur la facture correspond à l'information que l'on trouve sur le contrat ou le bon de commande.	86/105	81,9%
Le prix indiqué sur la facture correspond au prix indiqué sur le contrat ou le bon de commande.	86/100	86 %
Calculs de facturation corrects (y compris la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée)	134/134	100 %
Le montant facturé est le même que le montant indiqué dans le rapport sur l'article 34.	145/145	100 %
Le codage financier utilisé était correct
Le codage du centre de coûts a été vérifié pour assurer sa validité.	145/145	100 %
La dépense a été imputée au bon compte grand livre général et au bon exercice.	144/145	99,3 %
Les exigences liées aux documents de spécimen de signature étaient satisfaites
La signature sur le document correspondait au spécimen de signature valide.	144/145	99,3 %
La personne exerçant les pouvoirs afférents à l'article 34 n'exerçait pas également les pouvoirs afférents à l'article 33 pour cette même transaction.	145/145	100 %
La personne exerçant les pouvoirs afférents à l'article 34 n'a pas tiré personnellement parti de cette transaction.	145/145	100 %
Le montant approuvé était conforme aux limites prévues pour le titulaire indiquées sur le document de spécimen de signature et dans la matrice de l'instrument de délégation.	144/145	99,3 %
Le nom du titulaire était clairement indiqué en lettres moulées dans le rapport sur l'article 34.	132/145	91 %

* À noter que tous les critères ne s'appliquaient pas à l'ensemble des 145 transactions examinées.

Annexe F : Sigles

Sigles	Description
ASFC	Agence des services frontaliers du Canada
CNTF	Centre national des transactions financières
DSS	document de spécimen de signature
LGFP	Loi sur la gestion des finances publiques
SAE	Systèmes administratifs d'entreprise
USGDG	unité des services de gestion des directions générales

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Notes

1. Source : Manuel de Contrôle de l'ASFC – Volume des finances; Cadre de contrôle de l'administration financière. [Retourner au texte]
2. Conformément au Manuel de Contrôle de l'ASFC (Volume des finances, chapitre 8, Vérification des comptes et demandes de paiement), les transactions bloquées comprennent toutes les transactions des fournisseurs égales ou supérieures à 5 000 $, toutes les transactions de voyage supérieures à 1 000 $ et les autres transactions reconnues comme étant des paiements de nature délicate liés à un centre de coûts ou à un compte du grand livre général (p. ex. accueil). [Retourner au texte ]
3. La Vérification des frais de déplacement et d'accueil et la Vérification de la gestion des immobilisations – Équipement : technologie de détection ont été présentées au Comité de vérification en avril 2007 et en mai 2008 respectivement. [Retourner au texte]
4. Le Rapport a été approuvé par le Comité de vérification le 5 décembre 2008. [Retourner au texte]
5. Selon la Direction générale du contrôle, les erreurs critiques sont des erreurs susceptibles d'avoir des conséquences néfastes. Ces erreurs sont liées à l'identification du bénéficiaire (information incorrecte ou insuffisante sur le bénéficiaire); à la légalité (autorisation manquante ou incorrecte aux termes de l'article 34, fonds insuffisants dans le crédit ou en dehors de la portée du crédit et non pertinent en vue de l'objet du crédit); au montant incorrect (prix, quantité, taxe ou calcul incorrects); au codage (groupe de comptes incorrect) et aux erreurs diverses (date de réception de la facture incorrecte susceptible d'avoir des incidences sur l'intérêt à verser pour paiement en retard). [Retourner au texte]

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